Fotos von Mitarbeitern auf der Unternehmenswebsite, in Broschüren oder im Intranet sind gängige Praxis und können zur Stärkung des Teamgeistes sowie der Außendarstellung beitragen. Doch die Verwendung von Beschäftigtenfotos birgt auch erhebliche datenschutzrechtliche Risiken. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sind Fotos personenbezogene Daten und unterliegen strengen Schutzvorschriften. Eine fehlerhafte oder unzureichende Einwilligung kann für Sie als Arbeitgeber zu empfindlichen Bußgeldern und Schadensersatzansprüchen führen. Es ist daher unerlässlich, sich rechtlich abzusichern, um diese Risiken zu minimieren. Wir beraten Sie umfassend zu allen relevanten Aspekten rund um Beschäftigtenfotos und Datenschutz.
Die rechtliche Grundlage: Einwilligung und Zweckbindung bei Fotos
Die Nutzung von Beschäftigtenfotos ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Die wichtigsten Rechtsgrundlagen sind:
- Einwilligung des Mitarbeiters:Die DSGVO schreibt vor, dass die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos grundsätzlich nur mit einer freiwilligen, informierten und ausdrücklichen Einwilligung des Betroffenen zulässig ist. Diese Einwilligung muss spezifisch für den jeweiligen Verwendungszweck und den Geltungsbereich (z.B. Website, Intranet, Social Media) erfolgen. Eine pauschale Einwilligung ist nicht ausreichend.
- Freiwilligkeit der Einwilligung:Die Einwilligung muss freiwillig erteilt werden. Dies ist im Arbeitsverhältnis, wo ein Abhängigkeitsverhältnis besteht, besonders kritisch zu prüfen. Mitarbeiter dürfen sich nicht unter Druck gesetzt fühlen, ihre Einwilligung zu erteilen.
- Widerrufsrecht:Der Mitarbeiter muss jederzeit die Möglichkeit haben, seine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Über dieses Widerrufsrecht muss er vorab explizit informiert werden.
- Zweckbindung:Fotos dürfen nur für den Zweck verwendet werden, für den die Einwilligung erteilt wurde. Eine Weitergabe oder anderweitige Nutzung ohne erneute Einwilligung ist unzulässig.
- Informationspflicht:Der Arbeitgeber muss den Mitarbeiter umfassend darüber informieren, welche Fotos wie, wo und zu welchem Zweck verwendet werden sollen. Dies beinhaltet auch Angaben zur Speicherdauer und zu den Rechten des Betroffenen.
- Recht auf Löschung und Berichtigung:Mitarbeiter haben das Recht, die Löschung oder Berichtigung ihrer Fotos zu verlangen.
Typische Anwendungsfälle und potenzielle Risiken
- Unternehmenswebsite:Fotos auf der Website dienen oft der Personalwerbung oder der Vorstellung von Teams. Hier ist besondere Vorsicht geboten, da die Fotos weltweit abrufbar sind.
- Social Media:Die Verwendung von Mitarbeiterfotos in den sozialen Medien erfordert oft zusätzliche, spezifische Einwilligungen, da hier weitere Datenschutzaspekte (z.B. Datenverarbeitung durch den Plattformbetreiber) zu berücksichtigen sind.
- Intranet/Firmeninterne Kommunikation:Auch im Intranet oder bei internen Veranstaltungen müssen die Datenschutzvorschriften beachtet werden, selbst wenn die Fotos nicht öffentlich zugänglich sind.
- Vergessene Löschpflicht:Das Versäumnis, Fotos von ausgeschiedenen Mitarbeitern rechtzeitig zu entfernen, ist eine häufige Fehlerquelle und kann zu Bußgeldern führen.