Der Wechsel einer Hausverwaltung in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) beginnt in der Regel mit einem entscheidenden Schritt: der Abberufung der aktuellen Verwaltung. Dabei wird die Verwalterin oder der Verwalter durch einen Beschluss der Eigentümergemeinschaft offiziell von den bisherigen Aufgaben entbunden. Wichtig: Die Abberufung ist nicht identisch mit der Kündigung des Verwaltervertrags, sondern stellt einen eigenständigen Vorgang dar.
Die Abberufung einer Hausverwaltung erfolgt durch einen Beschluss der Eigentümergemeinschaft – entweder im Rahmen einer ordentlichen oder außerordentlichen Eigentümerversammlung oder per Umlaufbeschluss.
Seit dem Inkrafttreten des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) können Eigentümer ihre WEG-Verwaltung jederzeit und ohne Angabe von Gründen abberufen (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Der bestehende Verwaltervertrag endet jedoch nicht sofort, sondern läuft in der Regel noch bis zu sechs Monate weiter.
Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, sollten Eigentümer idealerweise bereits vor der Abberufung eine Nachfolgeverwaltung beauftragen oder sich für eine Selbstverwaltung der WEG entscheiden.
Grundlagen der Abberufung einer Hausverwaltung
Die Abberufung einer Hausverwaltung erfolgt in der Regel durch einen Mehrheitsbeschluss innerhalb einer Eigentümerversammlung. Alternativ kann sie auch im Umlaufverfahren (Umlaufbeschluss) beschlossen werden – in diesem Fall ist allerdings die Zustimmung aller Eigentümer erforderlich. Seit dem Inkrafttreten des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) ist für eine Abberufung kein besonderer Grund mehr nötig (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG).
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Abberufung und Kündigung:
Nach einer Abberufung endet der Verwaltervertrag automatisch spätestens sechs Monate später – auch ohne gesonderte Kündigung. Ist im Vertrag jedoch eine kürzere Kündigungsfrist vorgesehen, kann das Vertragsverhältnis durch eine gesonderte Kündigung bereits früher beendet werden.
Mit der Abberufung verliert die Verwaltung sofort das Recht, ihre Aufgaben weiter auszuführen. Deshalb sollte gleichzeitig eine neue Verwaltung bestellt oder die Selbstverwaltung der WEG beschlossen werden. Handelt die bisherige Verwaltung nach ihrer Abberufung dennoch eigenmächtig, geschieht dies ohne Vollmacht und ohne rechtliche Grundlage.
Formalitäten bei Kündigung und Abberufung einer Hausverwaltung
Damit die Abberufung einer Hausverwaltung wirksam ist, müssen bestimmte formale Schritte eingehalten werden. Die Entscheidung kann auf zwei Wegen erfolgen:
- Eigentümerversammlung (ETV): Hier reicht ein Mehrheitsbeschluss der anwesenden Eigentümer.
- Umlaufbeschluss: In diesem Fall müssen alle Eigentümer dem Antrag zustimmen.
Seit der WEG-Reform ist kein besonderer Grund für die Abberufung mehr erforderlich. Eigentümer können ihre Verwaltung somit jederzeit ohne Begründung abberufen. Allerdings bleibt der Verwaltervertrag nach der Abberufung noch bis zu sechs Monate bestehen, sodass die Verwaltung in dieser Zeit weiterhin zu vergüten ist.
Der Beschluss zur Abberufung muss immer verkündet und der Verwaltung schriftlich mitgeteilt werden. Diese schriftliche Bestätigung ist nicht nur für die klare Kommunikation wichtig, sondern dient auch als Beweisgrundlage im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung.
Abberufung der WEG-Verwaltung
Nach der Abberufung endet das Vertragsverhältnis automatisch spätestens sechs Monate später, sofern keine zusätzliche Kündigung ausgesprochen wird. Mit Verkündung des Beschlusses verliert die Verwaltung sofort alle Verwaltungsbefugnisse.
Trotzdem bleibt das vertragliche Verhältnis bestehen. Das bedeutet, die Verwaltung behält weiterhin Anspruch auf ihr Honorar. Gemäß § 615 Satz 2 BGB müssen jedoch ersparte Aufwendungen oder Einnahmen aus einer anderweitigen Tätigkeit auf die Vergütung angerechnet werden.
Ist der Verwaltervertrag befristet und nicht ordentlich kündbar, steht der Verwaltung ebenfalls nur ein gekürztes Honorar zu (§ 615 Satz 2 BGB).
Abberufung einer Mietverwaltung
Die Mietverwaltung unterscheidet sich in wesentlichen Punkten von der WEG-Verwaltung. Sie übernimmt Aufgaben wie die Vermietung von Wohnungen, die Kommunikation mit Mietern oder die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen.
Da Mietverwaltungen nicht dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) unterliegen, richtet sich ihre Rechtsgrundlage ausschließlich nach dem Verwaltervertrag. Eine formale Abberufung ist hier nicht vorgesehen. Stattdessen erfolgt die Beendigung der Zusammenarbeit ausschließlich durch eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung gemäß den vertraglichen Regelungen.
Kündigung des Verwaltervertrags
Wer seiner Verwaltung kündigen möchte, muss die im Vertrag vereinbarten Fristen und Formen einhalten. In vielen Fällen ist eine schriftliche Kündigung vorgeschrieben.
Üblicherweise beträgt die Kündigungsfrist für Verwalterverträge sechs Monate. Eine Ausnahme besteht, wenn der WEG-Vertrag im Zuge der Wiederwahl nicht verlängert wird – in diesem Fall endet er automatisch mit Ablauf des Bestellungszeitraums.
Die gesetzliche Regelung des Sondernutzungsrechts findet sich in § 15 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Dieses besondere Nutzungsrecht kann einem oder mehreren Wohnungseigentümern eingeräumt werden und erlaubt ihnen, bestimmte Bereiche des gemeinschaftlichen Eigentums ausschließlich oder bevorzugt zu nutzen.
Rechtlich handelt es sich dabei nicht um ein eigenständiges dingliches Recht, sondern um ein schuldrechtliches Nutzungsrecht, das aus dem bestehenden Wohnungseigentum abgeleitet wird. Es entsteht somit kein gesondertes Eigentum an einem Teil der gemeinschaftlichen Fläche, sondern lediglich ein unter den Wohnungseigentümern vereinbartes Nutzungsprivileg.
Die Einräumung eines Sondernutzungsrechts führt nicht zu einer Teilung des Gemeinschaftseigentums. Die betroffenen Flächen bleiben im Eigentum aller Wohnungseigentümer. Der Berechtigte erhält jedoch das alleinige Recht, diese Flächen in einem festgelegten Umfang zu nutzen und andere Wohnungseigentümer von der Nutzung auszuschließen.
Gründe für eine Abberufung – Ordentliche und außerordentliche Kündigung
Es gibt viele Gründe, warum eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ihre Hausverwaltung abberufen möchte. Vor der WEG-Reform 2020 war dafür stets ein triftiger Grund erforderlich. Heute ist das nicht mehr der Fall: Eigentümer können ihre Verwaltung jederzeit abberufen – selbst dann, wenn lediglich Unzufriedenheit mit der Arbeitsweise besteht. In solchen Fällen wird die Verwaltung abberufen und in der Regel fristgerecht gekündigt.
Liegt jedoch ein schwerwiegender Grund vor, kommt zusätzlich eine fristlose außerordentliche Kündigung nach § 626 BGB in Betracht.
Typische Gründe für eine fristlose Kündigung:
- Pflichtverletzungen: Keine Einberufung oder Durchführung einer Eigentümerversammlung, mangelhafte oder fehlende Führung der WEG-Unterlagen, Nichtumsetzung von Beschlüssen.
- Illegales Verhalten: Veruntreuung von WEG-Geldern, Straftaten zum Nachteil der Eigentümer, unzulässige Vorteilsnahme bei der Vergabe von Aufträgen.
- Finanzielle Probleme: Insolvenz der Hausverwaltung.
Ordentliche vs. außerordentliche Eigentümerversammlung (ETV)
Ist die Gemeinschaft lediglich unzufrieden, erfolgt die Abberufung meist in einer ordentlichen Eigentümerversammlung. Diese findet einmal jährlich statt und ist das zentrale Beschlussgremium der WEG (§ 24 Abs. 1 WEG).
Bei einer außerordentlichen Kündigung ist das Vertrauensverhältnis in der Regel bereits so stark beschädigt, dass ein schneller Entzug der Verwaltungsbefugnisse erforderlich ist. In diesem Fall wird häufig eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen, um nicht bis zur nächsten ordentlichen Versammlung warten zu müssen.
Einberufung einer außerordentlichen ETV:
- Kann bei dringenden Entscheidungen kurzfristig erfolgen.
- Erforderlich ist ein schriftlicher Antrag von mindestens 25 % der Miteigentumsanteile.
- Weigert sich die Verwaltung, die Versammlung einzuberufen, kann der Verwaltungsbeirat dies selbst übernehmen und die ETV ohne Beteiligung der Verwaltung abhalten.
- Einladung muss schriftlich erfolgen und spätestens zwei Wochen vor dem Termin zugestellt werden.
Fristen und Formalien:
- Spätestens drei Wochen vor der außerordentlichen ETV muss der Tagesordnungspunkt „Abberufung“ schriftlich beantragt und begründet werden.
- Leitet der Beirat die Versammlung ohne Verwaltung, nimmt der Vorsitzende des Beirats den Antrag offiziell in die Tagesordnung auf.
Anspruch einzelner Eigentümer auf Abberufung
Auch wenn die Mehrheit gegen eine Abberufung stimmt, können einzelne Eigentümer diese unter Umständen gerichtlich erzwingen – jedoch nur, wenn die Fortsetzung der Zusammenarbeit objektiv unzumutbar ist (BGH, Urteil vom 25.02.2022, Az. V ZR 65/21).
In diesem Fall muss eine Beschlussersetzungsklage nach § 44 Abs. 1 Satz 2 WEG eingereicht werden, um den Abberufungsbeschluss gerichtlich ersetzen zu lassen.
Schritt-für-Schritt: WEG-Verwaltung abberufen und kündigen
Wenn eine Verwaltung abberufen und der Verwaltervertrag gekündigt werden soll, sind folgende Schritte wichtig:
Schritt 1: Außerordentliche ETV einberufen oder Umlaufverfahren starten
In der Praxis wird für die Abberufung meist eine außerordentliche Eigentümerversammlung (ETV) einberufen. Alternativ ist ein Umlaufbeschluss möglich, bei dem Entscheidungen ohne Präsenzversammlung getroffen werden. Den Beschlussantrag kann mindestens einer Wohnungseigentümerin einbringen.
Schritt 2: Tagesordnung korrekt vorbereiten
Der Punkt „Beschluss über Abberufung der Verwaltung“ muss spätestens drei Wochen vor der ETV schriftlich und begründet bei der aktuellen Verwaltung oder beim einladenden Beirat eingereicht werden. Ansonsten darf darüber nicht beraten oder beschlossen werden – über nicht gelistete Themen wird in der ETV grundsätzlich nicht abgestimmt.
Schritt 3: Beschlussfassung zur Abberufung und Kündigung
In der ETV genügt für die Abberufung ein Mehrheitsbeschluss. Beim Umlaufbeschluss ist die Zustimmung aller Eigentümer*innen erforderlich.
Schritt 4: Schriftliche Mitteilung an die Verwaltung
Beschluss und Kündigung müssen verkündet und der Verwaltung schriftlich mitgeteilt werden. Dazu gehören Protokollierung, Aufnahme in die Beschlusssammlung und die formale Zustellung an die/den Verwalter*in – das schafft Rechtssicherheit.
Wie läuft der Wechsel der Hausverwaltung?
Nach der Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags muss eine neue Verwaltung bestellt werden. Häufig erfolgt die Abberufung zeitgleich mit der Neubestellung; sie kann aber je nach Situation auch in getrennten Versammlungen beschlossen werden.
Für die Umsetzung des Wechsels müssen die Eigentümer*innen nichts weiter veranlassen. Die bisherige Verwaltung hat insbesondere folgende Pflichten:
- Herausgabe aller Unterlagen und Vermögenswerte der Gemeinschaft
- Erstellung noch ausstehender Jahresabrechnungen
- Information der neuen Verwaltung und geordnete Übergabe
Fazit – Abberufung der WEG-Verwaltung
Eine Abberufung ist bei jedem Wechsel der Verwaltung erforderlich – unabhängig davon, ob dieser ordentlich (fristgerecht) oder außerordentlich erfolgt. Mit der Abberufung darf die/der Verwalterin keine Aufgaben mehr wahrnehmen. Typische Gründe sind Pflichtverletzungen oder der Vertrauensverlust in die Verwaltung.
Wichtig: Die Eigentümerinnen sollten vor der Abberufung bereits eine Neubestellung vorbereitet oder die WEG-Selbstverwaltung beschlossen haben, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.