Die Beauftragung einer Hausverwaltung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, kann jedoch insbesondere bei größeren Immobilien sehr sinnvoll sein. Eine Hausverwaltung übernimmt sämtliche organisatorischen Aufgaben rund um die Immobilie – von der Koordination externer Dienstleister bis hin zur wirtschaftlichen Verwaltung.
Ablauf: WEG-Verwaltung bestellen
Die Bestellung einer WEG-Verwaltung erfolgt in mehreren klaren Schritten:
1. Geeignete Hausverwaltung finden
Bei der Suche nach einer passenden Verwaltung können Eigentümerinnen und Eigentümer zunächst in der direkten Umgebung recherchieren oder sich Empfehlungen anderer WEGs einholen.
Entscheidend sind dabei Fragen wie:
- Wird die Immobilie zuverlässig und langfristig betreut?
- Funktioniert die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und WEG reibungslos?
2. Angebote einholen – Pflicht und Absicherung
Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (Urteil vom 1. April 2011, Az.: V ZR 96/10) sind Eigentümerinnen und Eigentümer verpflichtet, Angebote mehrerer Hausverwaltungen einzuholen.
Das hat nicht nur einen rechtlichen Hintergrund, sondern beugt auch Interessenkonflikten vor. So wird verhindert, dass eine einzelne Eigentümerin oder ein einzelner Eigentümer eine befreundete oder verbundene Verwaltung vorschlägt, um sich später persönlich zu bereichern.
Selbst wenn bereits Einigkeit über die Wahl einer bestimmten Hausverwaltung besteht, müssen mindestens drei unterschiedliche Angebote vorliegen und der gesamten Eigentümergemeinschaft vorgestellt werden.
3. Anfechtungsrisiken vermeiden
Werden diese formalen Vorgaben nicht eingehalten, kann die Bestellung der Hausverwaltung angefochten werden – mit entsprechendem Aufwand, Verzögerungen und potenziellem Ärger für alle Beteiligten.
Verwaltervertrag prüfen und Verwaltung bestellen
Bevor eine Hausverwaltung offiziell bestellt werden kann, müssen die wesentlichen Punkte des Verwaltervertrags feststehen und transparent an die Eigentümergemeinschaft kommuniziert werden.
Wichtige Inhalte eines Verwaltervertrags
- Vollmachtsurkunde
Nach § 27 Abs. 6 WEG kann die Verwaltung eine Vollmachtsurkunde verlangen, um ihre Aufgaben ordnungsgemäß ausführen zu können. - Vertragsparteien
Im Vertrag müssen sowohl die Hausverwaltung als auch die Wohnungseigentümergemeinschaft (inklusive Anschrift) eindeutig benannt werden. - Laufzeit und Kündigung
Beginn, Ende und gegebenenfalls eine Probezeit sind festzuhalten. In der Regel laufen Verwalterverträge über drei Jahre und verlängern sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn keine Kündigung erfolgt. Auch Bedingungen für eine vorzeitige Beendigung sollten klar geregelt werden. - Aufgabenbereiche
Die vertraglich festgehaltenen Aufgaben orientieren sich an den gesetzlichen Vorgaben (§§ 27, 28 WEG). Zusätzlich sollte eine regelmäßige Objektbegehung (Zeitpunkt, Häufigkeit, zu prüfende Bereiche) vereinbart werden. - Vermögensverwaltung
Die Verwaltung ist für alle Konten der WEG (z. B. Hausgeldkonto, Instandhaltungsrücklage) zuständig. Der Vertrag sollte festlegen, bis zu welcher Summe die Verwaltung eigenständig Ausgaben tätigen darf. Für höhere Beträge ist ein Beschluss erforderlich. Bei Schadensfällen oder Gefahr im Verzug muss die Verwaltung jedoch sofort handeln und notwendige Reparaturen veranlassen dürfen. - Vergütung
Das Verwalterhonorar deckt fest definierte Leistungen ab. Zusätzliche Tätigkeiten – etwa bei größeren Sanierungen oder Schadensregulierungen – werden separat berechnet. Die Kosten richten sich meist nach der Anzahl der Einheiten und dem zu erwartenden Verwaltungsaufwand. - Haftung
Eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung ist für gewerblich tätige WEG-Verwalter gesetzlich vorgeschrieben und sollte im Vertrag als Pflicht festgehalten werden. - Unterlagen
Alle der Verwaltung überlassenen Unterlagen müssen bei Vertragsende zurückgegeben werden. Moderne Verwaltungen arbeiten oft papierlos – wenn dennoch Papierakten gewünscht sind, kann das zu Zusatzkosten führen.
Vorstellung der Bewerber
Sobald mehrere Angebote vorliegen, wählt die WEG in der Regel drei Hausverwaltungen aus, die zur Eigentümerversammlung eingeladen oder dort vorgestellt werden.
Eine persönliche Präsentation ist nicht zwingend nötig – die Bereitstellung der Angebote genügt, damit alle Eigentümer sie prüfen können.
Auf die Tagesordnung gehören dabei zwingend die Punkte:
- Vorstellung der Bewerber
- Beschluss über die Wahl einer neuen Verwaltung
- Beschluss über die Bestellung der neuen Verwalterin bzw. des neuen Verwalters
Diese Tagesordnungspunkte müssen spätestens drei Wochen vor der Versammlung der aktuellen Hausverwaltung mitgeteilt werden.
Nur in dringenden Fällen kann die Frist nach § 24 Abs. 4 WEG verkürzt werden.
Damit sich alle Eigentümer ein vollständiges Bild machen können, werden zusammen mit der Einladung die Eckdaten der angebotenen Verträge sowie Unternehmensprofile der Bewerber übermittelt.
Beschluss und Bestellung
Für die Wahl der neuen Verwaltung reicht eine einfache Mehrheit aus. Wichtig: Es muss über alle vorgestellten Kandidaten abgestimmt werden.
Nach der Beschlussfassung wird der Verwaltervertrag final erstellt und die Bestellung offiziell wirksam.
Muss eine Verwaltung bestellt werden?
Grundsätzlich besteht keine Pflicht, eine Hausverwaltung zu bestellen.
Allerdings schreibt § 26 Abs. 1 und Abs. 5 WEG vor, dass es immer die Möglichkeit zur Bestellung geben muss. Eigentümergemeinschaften dürfen diese Option also nicht durch Regelungen ausschließen.
Unzulässig sind daher Klauseln in Teilungserklärungen oder Gemeinschaftsordnungen, die zum Beispiel festlegen:
- Eine Verwaltung darf nur mit einer Dreiviertelmehrheit bestellt werden
- Dritte dürfen über die Bestellung mitentscheiden
- Nur Eigentümerinnen und Eigentümer dürfen Verwaltungspersonen sein
Was passiert ohne Verwaltung?
Wird keine Verwaltung bestellt, vertreten die Wohnungseigentümerinnen und -eigentümer die Gemeinschaft gemeinschaftlich (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG – Verwalterlosigkeit).
Das bedeutet:
- Jede Entscheidung muss von allen mitgetragen werden
- Jede einzelne Person vertritt die Gemeinschaft rechtlich
Gerade in größeren Gemeinschaften führt das oft zu Unübersichtlichkeit und langwierigen Entscheidungsprozessen.
Daher ist es in den meisten Fällen ratsam, eine Verwaltung zu bestellen.
Recht auf eine zertifizierte Verwaltung
Seit der WEG-Reform 2020 können Eigentümerinnen und Eigentümer die Bestellung einer zertifizierten Verwalterin bzw. eines zertifizierten Verwalters verlangen.
Als zertifiziert gilt eine Verwaltung, wenn mindestens eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:
- Tätigkeit als Verwalterin oder Verwalter bereits vor dem 01.06.2024
- Erfolgreiche IHK-Prüfung gemäß § 26a WEG
Die Zertifizierung stellt sicher, dass die Verwaltung die nötigen Qualifikationen für eine ordnungsgemäße und professionelle Führung der Gemeinschaft mitbringt.
Selbstverwaltung – Chancen und Risiken
Gerade in kleinen Gemeinschaften mit weniger als fünf Eigentümerinnen und Eigentümern kann die Selbstverwaltung attraktiv wirken – vor allem wegen möglicher Kostenersparnisse und der direkten Kontrolle.
Vorteile:
- Einsparung externer Verwaltungskosten
- Unabhängigkeit von Dritten
- Stärkung des Gemeinschaftsgefühls
Nachteile:
- Hoher Zeitaufwand
- Notwendigkeit umfassender Fachkenntnisse
- Erhöhte Haftungs- und Rechtsrisiken
- Potenzial für interne Konflikte
Tipp: Selbst wenn man sich für Selbstverwaltung entscheidet, kann externe Beratung helfen, um rechtliche und organisatorische Fallstricke zu vermeiden.
Bestellung durch den Bauträger
Bei Neubauprojekten wird die erste Verwaltung häufig vom Bauträger in der Gemeinschaftsordnung festgelegt.
Mitunter setzt sich der Bauträger selbst als Verwaltung ein.
Viele Eigentümer bevorzugen jedoch eine unabhängige Verwaltung, um Interessenkonflikte zu vermeiden – etwa wenn es um die Feststellung von Baumängeln geht.
Gerichtliche Bestellung
Eine gerichtliche Bestellung kommt nur in Ausnahmefällen vor – etwa, wenn einzelne Eigentümer eine Verwaltung fordern, andere jedoch widersprechen.
Da jede Eigentümerin und jeder Eigentümer ein Recht auf Bestellung hat, kann in solchen Fällen ein Klageverfahren (§ 44 Abs. 1 Satz 2 WEG) eingeleitet werden.
Das Gericht kann dann eine Verwaltung einsetzen – Grundlage ist dabei in der Regel das Einholen und Vorlegen von mindestens drei Angeboten.
Mietverwaltung bestellen
Eigentümerinnen und Eigentümer eines Mehrfamilienhauses, die lediglich eine Mietverwaltung suchen, haben bei der Auswahl deutlich mehr Freiheit.
Sie können direkt eine Verwaltung beauftragen, die ihren Vorstellungen entspricht, und den Vertrag ohne förmliche Beschlussfassung mit der Eigentümergemeinschaft abschließen.
Neben den angebotenen Leistungen und den Kosten sollte dabei auch auf die persönliche Chemie geachtet werden – eine gute Zusammenarbeit kann den Verwaltungsalltag erheblich erleichtern.
Fazit
Damit die Bestellung einer Verwaltung später nicht angefochten werden kann, sind einige Punkte zwingend zu beachten:
- Mindestens drei Angebote einholen
- Diese Angebote in der nächsten Eigentümerversammlung vorstellen
- Über die Bestellung abstimmen
- Anschließend den Verwaltervertrag aufsetzen
Alternativ können sich Eigentümerinnen und Eigentümer für eine Selbstverwaltung entscheiden. In diesem Fall ist es jedoch wichtig, die Vor- und Nachteile sorgfältig abzuwägen und die Entscheidung auf einer fundierten Grundlage zu treffen.